La siguiente entrada, detalla el proceso del ciclo de vida de los proyectos creados en la plataforma Helice:

Creación: Estado borrador

Desde el panel de administración, podrán crearse tantos proyectos como se necesiten de forma ilimitada. Cada proyecto se creará en estado borrador y podrá continuar en este estado durante un máximo de 30 días antes de expirar.

Restricciones de los proyectos en estado borrador

• El sitio web del proyecto no es visible públicamente para los usuarios. 
• La APP del proyecto, no está disponible para descarga.
• El proyecto tendrá un límite máximo de usuarios (25), almacenamiento (250MB), numero de actuaciones (25) y número de facturas (10) que pueden emitirse.
• No estará habilitada la función de campañas mailing.

Contratación: Estado publicado

En cualquier momento y estado de un proyecto, podrá realizarse la contratación, activando los servicios y licencia anual para el proyecto, que pasará a estar en estado publicado. Actualmente, se ofrecen las siguientes modalidades de contratación:

• Sólo Panel: permite trabajar con el panel de configuración para la gestión interna de recursos. Incluye el módulo de Inscripciones pero no el formato Sitio web del proyecto, por lo que no se podrán añadir otro tipo de módulos adicionales.
• Sitio web: dispone de todas las funcionalidades de la plataforma y de un Sitio web público.
• APP: dispone de todas las funcionalidades y de una APP pública disponible para descarga, tanto en iOS (App Store) como en Android (Google Play).
• Sitio web y APP: Dispone de las dos modalidades anteriores.

El proyecto no tendrá limitaciones en el número de facturas emitidas y campañas mailing. Y además, el proyecto contará con unas cuotas de almacenamiento (2GB) y usuarios (2.000) superior a la disponible en estado borrador, y también será posible contratar una ampliación de cuota, dado el momento.

Antes de alcanzar la fecha de expiración, el sistema enviará varias notificaciones email al propietario y colaboradores:

• Enviará un aviso cuando queden 15 días para la expiración del proyecto.
• Enviará un segundo aviso cuando quede 1 semana para la expiración del proyecto.
• Enviará un tercer aviso, 3 días antes de la expiración del proyecto.
• El sistema enviará un último email cuando el proyecto alcance su fecha de expiración y pase a estado expirado.

Nuestra recomendación, si se desea renovar el proyecto, es realizar la contratación antes de alcanzar la fecha de expiración para evitar interrupción del servicio.

Vencimiento: Estado expirado 

Alcanzada la fecha de expiración, el proyecto cambiará a estado expirado.

Restricciones de los proyectos en estado expirado

• El sitio web del proyecto, si este estaba activo, dejará de ser visible públicamente, mostrándose un aviso de activación de servicio en el propio panel de gestión.
• La APP del proyecto, si esta estaba activa, dejará de ser visible públicamente y dejará de estar disponible para descarga en stores, mostrándose un aviso de activación de servicio en el propio panel de gestión.
• El panel de gestión del proyecto seguirá siendo accesible, pero aplicando un estado similar al de un proyecto en borrador (con limitaciones en el número máximo de usuarios, almacenamiento, campañas mailing o número de facturas a generar).
  

Cualquier proyecto en estado expirado, podrá volver a activar la licencia del mismo siempre que lo necesite.

Baja: Estado eliminado

Los proyectos en estado expirado, se mantendrán en los servidores un tiempo limitado, con el fin de preservar la información almacenada y la escalabilidad de los sistemas e infraestructura del servicio.

En concreto existen dos procesos que afectan a los proyectos expirados:

Envío automático de proyectos expirados a la papelera de reciclaje

Se enviarán a la papelera todos aquellos proyectos expirados, pasados 12 meses (1 año) de su fecha de expiración y en los que no se haya realizado ningún cambio, edición o actuación en los últimos 3 meses.

El sistema enviará un correo automático tanto al propietario como a los colaboradores, avisando del envío del proyecto a la papelera.

Una vez enviado a la papelera, los usuarios podrán restaurarlo / recuperarlo de la papelera en cualquier momento durante los siguientes 30 días naturales. Pasado ese tiempo, en caso de no ser restaurado, el proyecto se eliminará irreversiblemente del sistema y no podrá ser recuperado.

Eliminación definitiva de proyectos expirados

Se eliminarán automáticamente todos aquellos proyectos expirados, pasados más de 24 meses (2 años) desde su fecha de expiración.

El sistema enviará varios correos automáticos al propietario y colaboradores 10 y 3 días antes de esta eliminación, para avisarles de la eliminación e incluyendo información de como exportar una copia de seguridad de los datos antes de su borrado definitivo.

Antes de alcanzar la fecha de eliminación, siempre podrá activarse un proyecto para que pase a estado publicado.

Un proyecto eliminado, no podrá recuperarse pues se garantiza la eliminación total de los servidores.

Información con caracter temporal

Finalmente, debemos dejar constancia de que ciertos datos los proyectos, tienen un carácter temporal, pasado dicho tiempo, la información será eliminada del sistema de forma irreversible, independientemente del estado del proyecto.

De esta forma, existe un proceso diario que asegura la eliminación del siguiente contenido cuando cumple una determinada fecha de antigüedad.

• Estadísticas del proyecto: estarán disponibles las estadísticas de los últimos 365 días. 
• Reportes de campañas y acuses de recibo emails: estarán disponibles durante 6 meses tras su envío.
• Recordatorios enviados para usuarios del directorio: estarán disponibles durante 6 meses tras su envío.
• Reservas realizadas: estarán disponibles durante 365 días.
• Informe de emails enviados: estarán disponibles durante 365 días.
• Inscripciones incompletas: estarán disponibles durante 365 días. 
• Pedidos de compra e-commerce incompletos: estarán disponibles durante 365 días.
• Acciones históricas (logs): estarán disponibles durante 365 días.
• Accesos (virtuales y presenciales): estarán disponibles durante 2 años.